De onderstaande figuur toont dat visie, missie en ambitie ten grondslag liggen aan al onze advisering. Zonder een scherp beeld hiervan is het niet goed mogelijk om adequaat te adviseren over toekomstige activiteiten, organisatie, huisvesting en businessplan.

Vaak heeft de opdrachtgever visie, missie en ambitie al scherp op het netvlies. Als dat niet zo is, dan assisteren wij graag. Als adviseur gaan wij dan op zoek naar wat de betrokken instelling wil zijn en wil doen (of, in geval van meerdere instellingen, wat zij gezamenlijk willen zijn en willen doen). Dat doen wij bij voorkeur in dialoog met sleutelpersonen uit de instelling(en). Aldus wordt het realiteitsgehalte bewaakt, tegelijkertijd ontstaat het benodigde draagvlak.

Een stevig bedrijfsmatig fundament is onontbeerlijk voor ieder planinitiatief. In het businessplan, dat een maatpak moet zijn voor de betrokken instelling(en) en dat daarom in nauwe samenspraak met hen wordt ontwikkeld, zijn visie en ondernemen onlosmakelijk met elkaar verbonden. Bij het opstellen van het businessplan vindt integraal onderzoek plaats naar: de markt; de locatie; het toekomstig aanbod; personeel en organisatie; de huisvesting; de verwachte ontwikkelingen in de tijd en de financiën.

Onze adviseurs beschikken over langjarige praktijkervaring in de culturele sector (kunsteducatie, theaters, poppodia). Wij begeleiden dan ook graag de implementatie van de plannen.

Een haalbaarheidsonderzoek richt zich op de identificatie en het onderzoeken van onderwerpen die essentieel zijn voor de haalbaarheid van een projectinitiatief. Soms spitst een haalbaarheidsonderzoek zich toe op één aspect. Vaak echter heeft het een integraal karakter en betreft het – in samenhang – onderwerpen als: de markt (vraag, aanbod, marktstructuur); de geschiktheid van een locatie of een bestaand pand; de schaal en kwaliteit van de accommodatie (globaal programma van eisen); de financiële verwachtingen (zowel m.b.t. investeringen als exploitatie); het maatschappelijk en politiek draagvlak.

Bij een haalbaarheidsonderzoek werken wij van grof naar fijn. De mate van detail is gerelateerd aan de fase van het projectinitiatief.

De maatschappelijke noodzaak om verantwoord om te gaan met beschikbare ruimte en middelen is vaak aanleiding tot het ontwikkelen of actualiseren van gemeentelijk accommodatiebeleid. Een belangrijke doelstelling van accommodatiebeleid is de doelmatige inzet van huisvesting en het optimaliseren van de afstemming tussen vraag en aanbod van voorzieningen. Hierbij kan gezamenlijke huisvesting inhoudelijk en financieel voordelen bieden, mits dit gebeurt met de juiste partners en op basis van visie. Bovendien kan, door het ontwikkelen van een weloverwogen toekomstgerichte visie, leegstand en verloedering van gebouwen worden aangepakt of voorkomen. Ook ontstaat de kans om verouderde gebouwen, door gerichte investeringen, te verduurzamen en gebouwexploitaties te verbeteren.

Accommodatiebeleid gaat niet alleen over capaciteit. Schoolgebouwen, culturele accommodaties en welzijnsgebouwen zijn bijzondere gebouwen. Een heroverweging van de rol die de gemeente wil vervullen als vastgoedeigenaar, verhuurder of beheerder en de keuze voor het afstoten dan wel in eigendom houden van panden zijn essentiële onderdelen ervan.

Een Integraal Huisvestingsplan Onderwijs (IHP) gaat niet alleen over capaciteit en spreiding van onderwijsgebouwen, maar ook over verduurzamen en het meer efficiënt benutten van beschikbare ruimte. Een goed IHP geeft een duurzame, toekomstgerichte visie op onderwijshuisvesting en is gekoppeld aan een meerjareninvesteringsplan. Het plan wordt bij voorkeur opgesteld door gemeente en schoolbesturen samen. Hierdoor wordt breed draagvlak gecreëerd voor het plan en kan de besluitvorming over het plan worden bevorderd.

De ontwikkeling van een IHP start met een helder beleidskader en inzicht in te verwachten ontwikkelingen die bepalend zijn voor de toekomstige onderwijshuisvestingsbehoefte. Op basis hiervan kan tijdig worden ingespeeld op veranderingen en worden ad hoc maatregelen voorkomen. De toekomstige behoefte en de feitelijk aanwezige huisvesting worden met elkaar geconfronteerd om eventuele functionele en technische knelpunten te identificeren. Door het formuleren van concrete maatregelen en door bijbehorende financiële consequenties helder in beeld te brengen wordt verantwoorde besluitvorming mogelijk gemaakt.

Vanwege de looptijd van 10-15 jaar kan verder gekeken worden dan het traditionele jaarlijkse huisvestingsprogramma en weten zowel gemeente als schoolbesturen waar ze aan toe zijn, of wanneer ze aan de beurt komen. In het IHP worden doorgaans ook maatschappelijke (wijk)voorzieningen betrokken.

Een gebouw is een middel en geen doel op zich. Een helder beeld van wat de toekomstige gebruikers in het gebouw willen doen vormt de basisinformatie voor het opstellen van het Programma van Eisen. Gebruikers kennen zelf hun organisatie en activiteiten het beste. Daarom werken wij graag nauw met hen samen. Bij meer dan één gebruiker is een gezamenlijke visie nodig om succesvol samen te werken, leren en recreëren in één gebouw. Vanuit die visie vertalen wij, met direct betrokkenen, de activiteiten naar ruimtebehoefte en functionele en technische (gebouw)eisen. Uiteraard binnen de ruimtelijke, financiële en maatschappelijke randvoorwaarden die de opdrachtgever stelt met het oog op een langdurig verantwoorde (gebouw)exploitatie.

4advies is mede grondlegger van het PvE Frisse scholen en heeft veel ervaring met het ontwikkelen van Frisse scholen.

Voor de ontwerp- en realisatiefase is de wijze van selecteren en contracteren van architect, adviseurs en aannemers bepalend voor de kwaliteit en de prijs (en dus ook de prijs-kwaliteit verhouding) van bouwwerken. Het relatieve belang en de benodigde expertise van een goede aanbesteding worden vaak ernstig onderschat (het selecteren en contracteren van de goede architect of adviseur is wezenlijk anders dan het inkopen van bijv. kantoorartikelen). Met een goede aanpak valt hier veel te winnen. Vanwege de ruime ervaring die is opgedaan, ook aan de zijde van marktpartijen, kennen wij de meest geschikte aanpak om de juiste partijen te selecteren en te binden binnen vooraf gestelde randvoorwaarden. Een zorgvuldige aanbesteding en contractering is de sleutel tot succesvolle realisatie.

Voor overheidsopdrachten is een Europese architectenselectie wettelijk vereist zodra het honorarium voor architectuurdiensten hoger is dan het drempelbedrag (voor verreweg de meeste van onze projecten is dat het geval). Overigens is het verstandig om ook wanneer het honorarium lager is dan dit drempelbedrag de architect weloverwogen te kiezen en te contracteren. De gekozen architect krijgt immers de sleutel in handen voor de kwaliteit van het ontwerp van uw toekomstige huisvesting, en daarmee voor een efficiënte exploitatie, voor de sfeer en de uitstraling en voor de gebouwgerelateerde exploitatie- en de investeringskosten. 4advies beschouwt een zorgvuldige selectie als een diepte-investering in kwaliteit, die tevens de diverse soorten risico’s substantieel reduceert. Wij vinden het belangrijk dat de opdrachtgever en de toekomstige gebruikers direct betrokken zijn bij de architectenselectie.

Een goede bouwprojectmanager stuurt integraal op de aspecten geld, organisatie, tijd, informatie, milieu en kwaliteit. Om de opdrachtgever op ieder moment in het proces te kunnen informeren over de actuele stand van zaken ten aanzien van kosten, planning en kwaliteit heeft 4advies de werkmethode “Total Proces Control” (TPC) ontwikkeld. Met deze methode wordt het bouwprojectmanagement in alle fasen van het ontwerp- en bouwproces gekoppeld aan het Programma van Eisen. Zo kunnen afwijkingen in een vroeg stadium worden gesignaleerd en kan indien nodig tijdig bijsturing plaatsvinden. Zeker indien sprake is van een spanningsveld tussen ambitieniveau en beschikbaar budget is TPC uitermate geschikt als sturings- en bewakingsinstrument. Daarom voeren wij het bouwprojectmanagement bij voorkeur uit in samenhang met het bouwkostenmanagement.

Voor beheersing van de bouwkosten is structurele professionele begeleiding vanaf een vroeg moment in het proces noodzakelijk. In de initiatieffase dient, ten behoeve van verantwoorde bestuurlijke besluitvorming, een bouwkostenraming te worden gemaakt op basis van het Programma van Eisen en locatiegegevens. Indien nodig brengen wij dan tevens de risicofactoren in kaart en maken een plan van aanpak voor de beheersing ervan.

Tijdens het ontwerp- en realisatieproces worden de risico’s actief bewaakt. Deze worden, net als majeure (ontwerp)beslissingen, direct financieel getoetst en teruggekoppeld. Hierdoor worden verrassingen bij financiële toetsmomenten voorkomen. Onze attitude is proactief. Wij denken met de opdrachtgever mee, adviseren over betaalbare, duurzame ontwerpoplossingen en dragen alternatieven aan met het oog op investerings- en exploitatiekosten voor de korte en lange termijn. Onze bouwkostendeskundige is lid van de Nederlandse Vereniging van Bouwkostendeskundigen (NVBK).

Voor een optimaal functionerend gebouw is betrokkenheid van gebruikers gedurende het gehele voorbereidings- en realisatie proces van belang. De adviseur gebruikskwaliteit fungeert als intermediair tussen de toekomstige gebruikers (die zich doorgaans organiseren in het gebruikersoverleg) en het ontwerp- c.q. bouwteam en zorgt voor een vlotte en efficiënte procesgang. De adviseur gebruikskwaliteit bewaakt de kwaliteit van het ontwerp in relatie tot het Programma van Eisen (inclusief de uitgangspunten m.b.t. beheer en exploitatie) en legt eventuele afwijkingen voor aan het gebruikersoverleg. Hij adviseert het gebruikersoverleg over te maken ontwerpkeuzes. Het ontwerp-/bouwteam wordt tijdig voorzien van de benodigde informatie gericht op een praktisch, kwalitatief gebruikersgericht gebouw. De betrokkenheid van de gebruikers zal het grootst zijn tijdens de Voorlopig Ontwerpfase waarin de belangrijkste ontwerpbeslissingen moeten worden genomen.

Het betrekken van de adviseur gebruikskwaliteit leidt tot: een efficiënt ontwerpproces, met tijdige, gefundeerde ontwerpkeuzes; het minimaliseren van aanpassingen achteraf (faalkosten, vertragingen); het activeren van het ‘projectgeheugen’ en optimale invloed van de gebruikers op het ontwerp, voor een efficiënte exploitatie.

Interim beleidsadviseurs kunnen nuttig zijn voor het opvangen van piekbelasting of bijvoorbeeld in geval van zwangerschap, ziekte of vertrek. Als interim beleidsadviseur maken wij tijdelijk deel uit van de gemeentelijke organisatie. Wij zijn in staat snel contact te leggen met direct betrokkenen binnen en buiten de gemeentelijke organisatie en gewend te werken in een politieke omgeving. Door onze ervaring bij diverse gemeenten weten wij snel onze weg te vinden en zijn wij vertrouwd met gemeentelijke procedures.

Met één of enkele dagen per week gedurende een tijdelijke periode brengen wij lopende
zaken verder, kunnen specifieke afdelingsoverstijgende beleidsvragen opgepakt worden en wordt achterstand in werkzaamheden voorkomen. Hierdoor vindt een soepele overdracht plaats naar de nieuwe medewerker.

Doel van een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) is om gebouwen planmatig in goede bedrijfsconditie te houden en om financiële tegenvallers ten gevolge van onverwachte onderhoudskosten te voorkomen.

Onze Meerjarenonderhoudsplannen hebben een horizon van 10 jaar en worden elk jaar geactualiseerd.